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辦公自動化(OA)系統

OA辦公自動化系統中OAOffice Automation的簡寫,就是辦公自動化系統。所謂OA辦公系統就是用網絡和OA軟件構建的一個單位內部的辦公通信平臺,用于輔助辦公。OA系統完成單位內部的郵件通信、信息發布、文檔管理、工作流程自動化等等工作。

OA辦公系統就是采用Internet/Intranet技術,基于工作流的概念,使企業內部人員方便快捷地共享信息,高效地協同工作;改變過去復雜、低效的手工辦公方式,實現迅速、全方位的信息采集、信息處理,為企業的管理和決策提供科學的依據。一個企業實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標準。

辦公自動化可以和一個企業的業務結合的非常緊密,甚至是定制的。因而可以將諸如信息采集、查詢、統計等功能與具體業務密切關聯。操作人員只須點擊一個按鈕就可以得到想要的結果,從而極大得方便了企業領導的管理和決策。

奧信OA系統功能強大,操作簡單、方便、人員培訓上手快、實用性強、性價比高。

奧信OA辦公軟件的功能主要體現在以下幾個方面:

1、基礎功能需求。

電子郵件、文件柜、通知公告、新聞管理、日程安排、工作日志等。類似于這部分功能,不管單位性質如何,其實使用是差不多的。奧信OA提供了許多類似的功能模塊,而且經過六年多的改進,匯集了大量用戶的需求意見,已經做得比較完善了。

2、辦公和業務流程的管理。

奧信OA是完全可以根據客戶需求在我們的工作流平臺上定制的,這部分也主要體現單位的個性化需求。每個單位協同辦公的事務不一樣,我們在強大的工作流平臺的基礎上完全定制,用戶掌握后也可以自己定制。

3、業務數據的管理。

強調數據的匯總、分析、圖表。

奧信辦公自動化系統可為企業帶來以下優點:

1 建立內部的通信平臺。

建立單位內部的郵件系統,使單位內部的通信和信息交流快捷通暢。

2 建立信息發布的平臺。

在單位內部建立一個有效的信息發布和交流的場所,例如電子公告,使內部的規章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在企業內部員工之間得到廣泛的傳播,使員工能夠了解企業的發展動態。

3 實現工作流程的自動化。

變革了單位傳統紙質公文辦公模式,企業內外部的收發文、呈批件、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發、歸檔等電子化流轉方式,提高辦公效率,實現無紙化辦公。不用拿著各種文件、申請、單據在各部門跑來跑去,等候審批、簽字、蓋章,而是利用快速而廉價的網絡傳遞手段,發揮信息共享功能來協調單位內各部門的工作,減少工作中復雜環節。

4 實現文檔管理的自動化。

可使各類文檔(包括各種文件、知識、信息)能夠按權限進行保存、共享和使用,并有一個方便的查找手段。文檔管理自動化使各種文檔實現電子化,通過電子文件柜的形式實現文檔的保管,按權限進行使用和共享。實現文檔管理自動化以后,如企業來了一個新員工,只要管理員給他注冊一個身份文件,給他一個口令,他自己進入系統就可以看到這個單位積累下來的東西,規章制度、各種技術文件等等,只要他的身份符合權限可以閱覽的范圍,他自然而然都能看到,這樣就減少了很多培訓環節。

5 實現分布式辦公。

變革了傳統的集中辦公室的辦公方式,擴大了辦公區域,可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網絡連接隨時辦公,大大方便了員工出差在外的辦公與信息交流。

6 建立信息集成平臺。

現代企業中已存在的MIS系統、ERP系統、財務系統等存儲著企業一些經營管理業務數據,對企業的經營運作起著關鍵性作用,但它們都是相對獨立的、靜態的,智能網絡辦公系統具備數據接口功能,能把企業原有的業務系統數據集成到工作流系統中,使企業員工能有效獲取處理信息,提高企業整體反應速度。

7 節省企業的辦公費用支出。

將傳統的紙張填寫過程電子化,尤其是長途電話、傳真、復印、打印和辦公用紙費用,真正實現無紙化辦公,是企業實現管理現代化的標志。

8 搭建知識管理平臺。

系統性利用企業積累的信息資源、專家技能,改進企業的創新能力、快速響應能力、提高辦公效率和員工的技能素質。

9、增強領導監控能力

強化領導的監控管理,增強管理層對組織的控制力,及時有效監控各部門、各個人員的工作進度情況;實時、全面掌控各部門的工作辦理狀態,及時發現問題及時解決,從而減少差錯、防止低效辦公。

通過OA平臺來辦公,大大減少了辦公程序和辦公時間,同時還節省了紙張、筆等辦公用品,所以為企業節省了時間成本和金錢成本。另一方面,OA辦公平臺方使員工與上級溝通更方便,信息反饋更順暢,為發揮員工智慧和積極性提供了舞臺。所有的這些都可以提高企業的競爭力。

整體技術架構

系統采用B/S架構,即客戶端瀏覽器-WEB應用服務器-數據庫服務器三層結構,采用基于履蓋率最廣的、成熟的dotnet系統構架。系統采用統一部署,集中管理的方式,實現統一登錄、統一權限、統一界面、統一基礎數據管理;

開發工具:

采用.NET框架C#語言進行軟件開發;數據庫采用SQL SERVER作為系統數據庫平臺,客戶端瀏覽器支持IE6.0及以上,客戶端操作系統支持Windows 2000/XP/7;系統通過一個操作界面的進入,盡可能的把用戶所有想查詢的信息都關聯起來,避免使用者進行大量的學習和記憶,讓使用者操作起來輕松自如;

系統易用性:

系統界面采用了大量的圖形化的方式,使用人員操作更加的形象,針對系統的界面以及各種信息的提示,系統也進行了二次的封裝,全部是標準的中文提示,避免出來系統級的英文提示。

系統適應性:

系統本身采用的是三層技術架構以及模塊式的開放方式,即實現了操作層、業務層、數據層的分離,以及各應用模塊的獨立,這樣適合公司根據實現情況進行調整。

系統開放性:

系統采用了市場上最成熟的編程語言.NET、數據庫 MSSQL、三層結構框架,這些技術對后期的維護與升級是非常簡單。

系統擴展性:

系統本身是一個工作流平臺,已經預留了大量的數據接口、動作接口,可以實現與門戶網站、第三方業務系統、第三方應用系統的無縫對接。

權限設置靈活性:

系統涉及到的部門、公司比較多,公司權限比較分散,因此要求系統比較靈活的對系統權限進行靈活分配。系統能夠實現控制界面上的每一個菜單。

軟件部分功能及流程

系統主界面如下圖:

主要功能包括

1、 系統管理

部門管理、角色管理、用戶管理、權限分配。

2、 數據管理

數據庫備份、文件備份、數據庫還原、文件還原。

3、 個人中心

公告查看、新聞閱讀、個人桌面、待辦事項、收件箱、未讀郵件、個人資料等,如下圖:

4、 信息中心

公告發布及管理、新聞發布及管理。

5、 內部郵件

收郵件、發郵件、查詢內部郵件。

6、 協同辦公

工作計劃、日程安排、工作總結、工作日報審批、辦公自動化。

7、  內部即時通訊

 

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